家庭档案

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家档含义

家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成可归属个人的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。家庭档案的主要内容有宝宝康乐档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作足迹档案、当家理财档案、医疗保健档案、家庭历史档案以及综合类档案。

一、宝宝康乐档案

初为人父(母)的人,常会情不自禁地、发自肺腑地称他们刚刚出生的孩子为宝宝,这一情感的流露不仅是因为他(她)是男女双方恋爱过程最完美的见证,也是夫妻共同生活、甜蜜爱情的结晶,更因为他(她) 是您血脉的传承和延续,是您用“爱”经营的“产品”。宝宝的康乐档案顾名思义指的就是记录您的宝宝健康成长的真实历程的档案。

荆绍福在《家庭档案管理概论》一书中给宝宝康乐档案的定义是:宝宝主要是指孩子在婴幼儿时期,即小孩从出生到学龄前这段时间的爱称。有的把胎儿的发育也包括在这一阶段。宝宝的康乐档案就是指这一特定时期由宝宝直接形成的或围绕宝宝产生的、由父母(或他人)记载、保存的宝宝在日常生活中的各种形式有保存和利用价值的真实记录。这里,我们把父母为孕育胎儿前准备的过程形成的材料也列入其中。

二、学生时代档案

学生时代档案,是家庭档案的重要组成部分,除具有家庭档案的共同特征之外,还具有自己的特点和规律。正确理解和把握学生时代档案的含义,是建立学生时代档案并发挥作用的重要前提。简单地说,学生时代档案就是指学生在学习生活过程中形成的、可归属个人的、具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

学生时代档案的基本含义可以从以下几方面来理解。

1、学生时代档案是在校读书时产生的。一个人一生中要经历若干阶段,每个阶段都会产生大量的家庭档案。只有在上学读书期间形成的档案材料才能成为学生时代档案。对于工作后,参加业余进修或业务培训时产生的档案,一般不列入学生时代档案范畴。

2、学生时代档案是学生在学习生活过程中形成的。学生时代是特指一个阶段。在这个阶段,中心任务是学习和成长。学习活动和家庭生活构成了学生时代的主要活动。因此,一名学生在学校学习期间,以及他在家庭活动中所形成的材料,都是他的学生时代档案,如学生与家人的合影等等。

3、学生时代档案载体和形式是多种多样的。档案记录在什么载体上,以什么形式存在,取决于技术的进步和科技产品的普及。在古代,档案的载体有甲骨、竹简等,在现代,有纸张、胶片、磁带、光盘或实物等等。

4、学生时代档案是从学生形成的所有材料中筛选后保存下来的。学生时代档案之所以保存下来,是因为它的有用性,即有价值的东西才有必要保留下来。因此,不是所有学生时期产生的档案都要留下来,而是有选择的。

5、学生时代档案是学生时代历史的原始记录。即它不是人们事后的记载和描述,而是在学生生活过程中相伴而生的,是真实的历史记录,这是所有档案的最根本属性,也是档案与资料等的最大区别。

学生时代档案与学校保存的学生档案有着很大区别。

一是所有者不同。学生时代档案所有者是学生个人或家庭,个人或家庭对其具有处置权、使用权;而学校的学生档案,如学籍档案、操行评定手册、学生登记表等归属学校管理。

二是形成的范围不同。学校的学生档案主要是反映学校在教学、学生管理等“公务”活动过程中产生的材料,而学生时代档案的形成范围要广泛得多,包括大量的生活过程中形成的材料。

三是保存价值不同。学校的学生档案主要从是否对工作有查考利用价值来决定其取舍,即所谓的鉴往知来、法律书证等作用。而学生时代档案除上述判断标准外,还有一个非常重要的标准,即对学生本人和家人的作用。一件学生时代档案可能没有任何的凭证作用和借鉴作用,但它能够记录学生学习生活、满足家人的情感需要,寄托家人对往日学生时代的怀念之情,那么它对家庭来讲,也是有保存价值的,也是可以留存的。

四是保存地点不同。学校的学生档案保存在学校档案部门,学生时代档案保存在个人家中。有时学生时代档案也可以向国家档案馆捐赠或寄存。

学生时代档案的内容构成是多种多样的。从步入学校那天起,直到离开学校,只要是在学习和生活中形成的,诸如日记、作业、成绩单、毕业证等等有保存价值的东西,都是学生时代档案。让我们从美国总统的学生时代档案开始,来认识一下学生时代档案的内容。

2007年5月30日,美国国家档案馆举办了名为“从校园到白宫——美国总统教育路”的展览。展览通过真实文字材料和影像资料,透视了从第31任总统赫伯特·胡佛到现任总统乔治·W·布什的校园表现。公开了多位美国总统的学生时代档案,包括成绩单、班级照片、考勤记录、课堂内外表现的记录、家信、作业等等。这就是我们所说的“学生时代档案”的一部分。

学生时代档案看起来也许只是一页纸,几张照片,数枚校徽,既不如珠宝贵重,也无法满足口腹之欲。但是,它的精神价值对于一个家庭来说,却是无比珍贵、值得珍藏的。当父母们绞尽脑汁,想方设法为孩子规划未来的时候,请别忘记给孩子建立档案,留住成长的历史瞬间,也把对孩子的爱存档。如果您为孩子建立了他的学生时代档案,就一定会让他感到拥有了一个不一样的人生。

三、恋爱婚姻档案

人们歌颂幸福的爱情,礼赞美满的姻缘。人人都希望获得美

好的爱情,有个幸福的家庭,人人都在为此奋斗。在爱情婚姻道路上,收获也好,失败也罢,每个人都有许多难忘之事、难舍之物,这事记载了爱情婚姻的足迹,这物是爱情的见证。

人生的婚恋时期,大都在20到30岁左右的青年时代。有的不到20岁就开始恋爱,有的参加工作后很长时间才恋爱结婚,有的在中年甚至老年还有恋爱结婚的。从恋爱到结婚虽然经历的时间长短不一,但这是人生最美妙、最甜蜜、最幸福的一段流连忘返的美好时光,所形成的档案资料也是丰富多彩,充满了诗情画意。我们说的恋爱婚姻档案即指两个人相识、相知、相恋到步入婚姻殿堂这段时期所形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

四、工作足迹档案

工作足迹档案是指家庭成员在从事各项公务活动中所形成的、可归属个人的、保存备查的文字、图表、音像、实物等各种形式的历史记录。

工作足迹档案包含以下几方面的含义:

1、工作足迹档案是家庭成员在工作场所从事公务活动及参加与工作有关的各项社会活动中形成的。不同于其它类别的家庭档案多产生于家庭,是家庭日常生活中产生的,如煤气水电费票据等,工作足迹档案形成的主要场所是其所在的工作单位,具有来源公共性。

2、工作足迹档案是归属个人的。人们在从事公务活动中会形成许多材料,那些与本人密切相关的、不属于工作单位归档范围的,或虽然属于工作单位归档范围但不涉及保密的、也不损害国家或单位利益的重份文件材料或复制件,可归入工作足迹档案。工作足迹档案归家庭成员个人所有,具有产权私有性。

3、工作足迹档案是用来保存备查的。也就是说它所提供的信息必须是对国家、社会或家庭成员有一定的查考或凭证作用,或具有某种纪念意义,或有特殊价值。它具有信息有用性。

4、工作足迹档案的形式是多样的。文字材料有各种登记、履历表、任命书、日记、著作等;音像材料有照片、录音带、录像带、光盘等;实物有奖章、证书、牌匾、锦旗、奖杯等。它具有形式多样性。

工作足迹档案与单位档案、人事档案的联系与区别

对于各级国家机关、企事业单位及其它社会组织在工作中形成的档案,以及伴随人们一生的人事档案,相信许多人都不陌生。但有很多人却不知道,在自己的公务活动中,还会形成一类家庭档案,就是工作足迹档案。工作足迹档案存在于人们工作和生活中,并发挥着重要的作用。由于工作足迹档案是人们在从事公务活动、社会活动中产生的,最容易与单位档案、人事档案混淆,所以有必要对三者之间的关系作以介绍。

1、工作足迹档案与单位档案、人事档案的联系
    
(1)主要来源相同
       工作足迹档案、单位档案都是人们在工作单位从事公务活动中形成的文件材料,而人事档案中除保存了部分学生时期的档案外,收录的主要内容也是人们就业后在工作岗位上形成的招用、调配、考核、奖惩、转正、定级等材料。三者的主要来源相同。
   (2)收录的内容互为补充
    在工作单位的日常管理活动中会形成许多文件材料,按照要求它们分别归入不同类别的档案中,但有一些档案是相互依存、互为补充的。如张某在工作中取得了突出成绩被聘为高级工程师的材料,其中专业技术资格审批表归入了人事档案中,高级工程师资格证和聘书归张某个人,存入工作足迹档案中,工作单位下发的关于聘任张某为高级工程师的通知存入单位档案中,这三者共同构成了张某专业技术职务聘任档案。除了这类成套材料外,还有的档案是一式几份的,或一式几联的,分别由单位、人事部门和个人留存,它们也是互相佐证的。
  (3)有的单位档案、人事档案可以转化为工作足迹档案
   人们在从事公务活动中形成的材料,有些既属于单位档案或人事档案内容,也属于工作足迹档案内容,可以互相转化。尤其是在工作中形成的与个人关系密切的个人履历材料、任职材料、表彰材料,它们按照规定存入单位档案或人事档案中,但因为它们与个人的职务、级别、待遇有直接的关系,所以也应该存入工作足迹档案。同时还有一些其它的手稿或科研革新、创作材料,在存入单位档案的同时,作为人们心血的结晶,在不涉及保密及不影响国家或单位的利益前提下,自己可以保存重份材料或复制件。

2、工作足迹档案与单位档案、人事档案的区别

(1)所有权性质不同

按档案的所有权划分,档案可分为国家所有、集体所有和个人所有。工作足迹档案属于家庭档案范畴,归个人所有;单位档案是在公务活动中产生并按规定归档的文件材料,归国家或单位所有;人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,由所在单位人事部门负责收集。它虽然是个人在学习或工作中形成的,但它不属于个人,归国家或单位所有。

(2)收录范围和侧重点不同

工作足迹档案产生于工作单位的公务活动,但不是所有公务活动中形成的文件材料都可归入工作足迹档案。在公务活动中形成的文件材料首先应按规定归入单位档案,对那些不需归档的文件材料、或需要归档但对家庭成员有重要意义的重份文件材料或复制件,可归入工作足迹档案,当然必须是以不涉及保密以及不损害国家和工作单位利益为前提。人事档案则是工作单位劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。三者收录的侧重点不同。工作足迹档案侧重于工作中形成的与自身有关的文件材料,单位档案侧重于与单位管理活动有关的文件材料,人事档案侧重于对人的管理的文件材料。

五、当家理财档案

提到当家理财档案,有的人可能会觉得当家理财与档案不搭边,当家理财渗透着我们的生活,是时下比较流行的词语,是非常时尚的;而档案距离我们的生活很遥远,是锁在档案柜里的,是陈旧的,二者很难联系在一起。

事实上,当家理财活动中会产生许多当家理财档案材料,它伴随着我们的家庭生活,就在你的身边。

家里的户口本、身份证是当家理财档案;

房产证、土地证、契税证是当家理财档案;

购物发票、信誉卡是当家理财档案;

家用电器的说明书、保修单是当家理财档案;

银行卡、存折是当家理财档案;

家庭理财簿是当家理财档案;

……

我们这里所说的当家理财档案,是指和家庭当家理财活动有关的各种有保存价值的材料,比如家庭生活账、发票、存折、保单、证件、家庭物品记录等。

当家理财档案有以下几个特征:

首先,当家理财档案必须是与当家理财活动有关系的材料,与当家理财活动没有关系的档案材料,比如宝宝的照片,学生的作业本、成绩单就不是当家理财档案。

其次,当家理财档案一定是家庭档案,它和宝宝康乐档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作成果档案、医疗保健档案、家庭历史档案一样,都是家庭档案的重要内容之一,是家庭档案中和当家理财活动有关的档案。

第三,当家理财档案一定是有保存价值的。即使是在当家理财活动中形成的材料,如果没有保存价值,也不能成为当家理财档案。

六、医疗保健档案

随着婴儿的呱呱坠地,新生命不仅为家庭注入了生机和希望,同时诞生的还有记录着婴儿出生时间、出生地点和自然状况的出生证。出生证不仅是中华人民共和国境内出生人口的法定医学证明,也是每个人拥有的第一份档案,因此医疗保健档案人人都有,家家都存在。或许大家没有花费过多的精力去关注它,或许没有花费过多的时间整理它,抑或是对它知之甚少。但无论如何,它都是客观存在的,它真实地记录着家庭成员生命健康进程的点点滴滴,是家人身心状况最真实、最客观的知情者。

在生命的长河中,每个人都要面对生活所赋予的酸甜苦辣。健康和疾病,更是大家都要正视和必须承受的人生经历。只要有家,人们就不孤独;只要有亲人,大家就能携手走过。在生活中,只要沿着爱的轨道,用责任和信念,多一些留心和耐心,多一些付出和坚持,就能够帮助家人与健康长久相伴,帮助家人更多地享受人生的甘甜,让痛苦远离,让疾病绕行。心动不如行动,现在就来更多地了解医疗保健档案,它会令家庭生活知理而和顺,知情而和谐。

医疗保健档案就是家庭成员在医疗专业部门和家庭生活中形成的有关家庭成员身心健康状况的,可归属个人的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。简单而言,就是在医院看病形成的病历、化验单、X光、体检表等。

医疗保健档案的含义有以下四个方面:

1、医疗保健档案是家庭成员在家庭生活中形成的

医疗保健档案来源于家庭生活。健康要靠自己捍卫。维系家庭成员身心健康,最主要的方法就是预防保健。在现代生活中,随着物质生活的丰富多彩,人们逐渐体验到健康的重要性,认识到失去健康的人生是不完美的人生。家庭成员在科学保健过程中,结合自己运动、饮食、精神状态等实际情况,依据科学知识,有意识地保留或编写的保健心得、体会、家庭健康记录等等,都是医疗保健档案的组成部分。

2、医疗保健档案是医疗专业部门形成的

医疗保健档案来源于医疗专业部门。医疗专业部门是形成医疗保健档案的主要来源。家庭成员每次看病或必要的免疫、保健检查时,都会产生病历、化验单、影像资料、费用收据等原始单据;如果是有家庭成员住院,在住院治疗过程中,就会形成病历档案。患者可以把这部分的病历档案全部复制一份留存下来,作为家庭医疗保健档案的组成部分。

3、医疗保健档案的形式是多种多样的

无论是在丰富多彩的运动、饮食、营养保健活动中,还是在诊治病痛中,都会产生各种形式的资料,因为医疗保健档案是各种资料转化而成的,所以医疗保健档案的形式也是多种多样的。从载体形式上看,有病历、化验单、体检表等纸质的档案,这类档案占绝大部分;有X光片、CT片、磁共振等现代载体的档案;从记录方式上看,有手写的、打印的、影像的等等。

4、医疗保健档案的内容是不断发展变化的

随着医学技术的进步,医疗仪器的不断更新换代,人们在疾病诊治和健康体检时,会依靠最先进的医学设备仪器辅助诊断身体状况,得到最真实的、最准确的诊断结果。因此,在形成医疗保健档案的时候,就会随着时间的推移和医疗设备的发展进步,不断增加新的内容。比如,在诊治中,上个世纪七、八十年代还没有出现CT、彩超等仪器。到了九十年代,才逐渐在寻常百姓的治疗中应用,只有这时家庭中才可能出现这些内容的医疗保健档案。

七、家庭历史档案

参天之树,必有其根;环山之水,必有其源。“我从哪里来?”这也许是每个人心中的一个永恒问题。追问生命的传承,追溯家庭、家族的历史,寻求家庭、家族的根源所在,无非是让家庭、家族成员了解自己的家族历史,续写自己的家族历史,而那些能够反映家庭、家族发展过程的历史资料就是我们所说的家庭历史档案。作为家庭档案重要组成部分的家庭历史档案,是研究家庭史、家族史以及家庭成员最可靠的第一手资料,通过家庭历史档案可以了解家史,考证家庭姓氏,追溯家族历史渊源,特别是人们寻根谒祖的原始依据。

家庭历史档案是家庭、家族在发展过程中形成的,以多种形式记录家庭、家族历史现状、重大事件以及重要成员情况的家庭档案。理解家庭历史档案的含义需要注意以下三个方面的问题:

 1、家庭历史档案是家庭、家族在发展过程中形成的家庭档案

家庭历史档案是家庭档案的一个组成部分,要理解家庭历史档案的含义,首先应该弄清家庭档案的含义,其次要明确家庭历史档案与国家机关、企事业单位档案的区别,也就是说我们应该如何界定家庭历史档案的形成范畴。家庭档案的含义,在2002年由辽海出版社出版的荆绍福编著的《家庭档案管理概论》一书中是这样阐述的:家庭档案是家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中形成可归属个人的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。这一含义明确指出家庭档案的形成者是家庭成员,或者说,家庭档案的主要形成者是家庭及它的成员。这里所说的家庭,不仅是指现存的家庭,而且也包括历史上曾经产生和已经消失的家庭,因为现存的家庭往往是历史上家庭的延续与发展,与历史上的家庭有着渊远流长的关系与关联。因此,家庭档案的形成者不仅是指现在的家庭成员,还包括与现在家庭有血缘关系、宗亲关系、姻亲关系的前辈家庭成员,即家族成员。也就是说,家庭历史档案作为家庭档案的一个组成部分,它的形成范畴是家庭、家族成员在家庭、家族历史发展过程中所形成的历史记录,是家庭或家族产生的历史档案。家庭历史档案作为家庭档案的一个种类,不仅区别于国家机关、企事业单位形成的公务档案,而且也有别于国家档案馆和地方档案馆保存的皇家历史档案。前面已经提到,家庭历史档案是由家庭、家族产生的,记录家庭、家族发展历史的家庭档案,完全区别于国家机关、企事业单位在公务活动中形成的,保存在国家档案馆或各级地方档案馆内的国家档案。当然,如果个人或家庭在公务活动中形成的,可归属个人或家庭保管的档案,可存入家庭档案。家庭历史档案也有别于保存在国家和地方档案馆内的皇家历史档案,皇族家庭作为历朝历代中的特殊家庭,掌控着国家的权力机关,皇族家庭形成的大量公务和私人的档案一般全部存入国家档案馆。现在中国第一历史档案馆保存着大量包括皇家玉牒在内的皇家宫廷历史档案,是迄今为止保存数量最多、最为完整的皇家历史档案,但由于这些皇家历史档案保存在国家档案馆或地方档案馆内,属于国家历史档案而不再是家庭历史档案范畴。

2、家庭历史档案的形式是多种多样的

家庭历史档案涵盖时间久远,内容丰富而广泛,因此家庭历史档案呈现的形式也是多种多样的。各个历史时期、各个家庭或家族成员在家庭或家族的发展过程中,为了详细记录家庭、家族的历史变迁、重大事件、重要事迹等形成了大量不同形式的家庭历史材料,并由这些家庭历史材料转化成多种形式的家庭历史档案。

从载体上看,家庭历史档案既有传统形式上的纸质档案,又有录音、录像、照片等有影有声的声像档案,还有家庭历史全部直接写在表面却内涵十分深刻的实物档案。例如《族谱》《家谱》《家事史实》《家庭大事记》《亲友录》《家书》等诸多的家庭历史档案大部分都是纸质形式为载体的,这些家庭历史档案很多都是靠祖辈文字记述留存下来的;声像档案有长辈的老照片、录音、录像;实物档案则包括祖辈的书法、画作、题扇及其它,其内容可谓丰富,其载体可谓多样。但一般家庭保存比较多的是纸质档案和照片档案。从档案信息记录的方式上看,记录的方式有文字的、图像的和声音的。从传达档案信息的文体表达方式上看,有事件记叙、书信、诗集等多种形式。当然,很多家庭可能没有如此丰富内容、如此形式多样的家庭历史档案,但只要从现在开始积累,不断丰富和充实自己家庭的历史档案,随着时间的推移,每个家庭的历史档案也会逐渐厚重起来,因为昨天就是今天的历史,今天又是明天的历史,所以从“现在”起积累的材料也是史料。

3、家庭历史档案是反映家庭、家族历史现状、重大事件以及重要成员情况的原始记录

家庭历史档案是家庭、家族在历史发展过程中遗留下来的副产品,是家庭、家族成员在家庭生活和社会活动中附带的产物。也就是说,是家庭、家族成员当时当事直接产生的原始文件材料及其转化物,具有很强的原始性。在档案形式上,档案材料上有家庭、家族成员的笔迹,还有的是家庭、家族成员当时形象的照片或录像、原声的录音,表现出高度的原始性,事实的确凿性;在档案内容上,档案材料都真实地记载着家庭、家族成员的思想立场和具体反映着当时家庭生活和社会活动的历史面貌。所以家庭历史档案也和其他家庭档案一样,注重原本、原稿和孤本,很多家庭历史档案往往只有一份。家庭历史档案只是家庭档案的一个组成部分,家庭档案还包括宝宝康乐档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作足迹档案、当家理财档案、医疗保健档案等等。家庭历史档案与其他类家庭档案的根本区别就在于它的内容是反映家庭、家族历史发展现状、重大事件以及重要成员历史情况的家庭档案,简言之,就是反映家庭、家族历史为内容的家庭档案。如果家庭档案的内容是反映宝宝康乐的或者是学生时代的就不属于家庭历史档案范畴,所以区分家庭历史档案主要依据它所反映的家庭档案内容来确定。

 

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